Hatékony meeting alapjai

A kötelező munkahelyi találkozó gondolatára sokunkat kiráz a hideg. Már megint egy elvesztegetett óra, amit akár effekív munkával is tölhettünk volna. A meeting eredeti célja, hogy segítse, gyorsítsa a munkát. Mégis szokszor azt tapasztaljuk, hogy a kívánt eredmény helyett a sok találkozó a produktivitásunk rovására megy. Nézzük meg közelebbről, hogy hol is csúszik el a történet!

Még mielőtt riasztod a kollégákat, kérlek, hunyd be a szemed, vegyél egy mély levegőt és gondolt végig… valóban szükség van erre a meetingre vagy elegendő lenne emailben, Slack-en kommunikálni? Tényleg szükség van az egész csapatra vagy elég bizonyos munkatársakkal egyeztetned? Ne feledd, minél több ember van jelen, annyival “többe kerül” a meeting, hiszen a találkozó ideje alatt nem tudnak a munkára fókuszálni!

Ha a fentieket végiggonoltad és arra jutottál, hogy a munkát produktívan befolyásolná a személyes megbeszélés, akkor olvasd tovább a cikket! A kollégáid pedig később meg fogják köszönni Neked 🙂

Meeting előkészületek

Kevés bosszantóbb dolog van annál, ha egy előre megbeszélt találkozóra valamelyik fél felkészületlenül érkezik. Könyörgöm, ilyenkor inkább mondd le! Hogy mit értek felkészültség alatt? Tudd, hogy miért mész a találkozóra, mit szeretnél elérni, készülj fel, ha valamelyik memo-ban lévő téma hozzád tartozik!

Vigyél magaddal jegyzeteléshez szükséges eszközöket. Ez lehet hagyományos papír-toll megoldás vagy valami modernebb, 21. századi kütyü. Fontos, hogy legyen nyoma a megbeszélteknek. A szó elszáll az írás megmarad! Ha már időt szántatok a meetingre, akkor az output legyen maradandó. Ez Neked is segíthet abban, hogy egyik hozzád tartozó feladat se csúszhasson el.

A találkozó célja

Mi a meeting célja? Mit szeretnél elérni? Kikre van szükséged a találkozón?

A célkitűzésnél tartsd észben, hogy egy hatékony találkozónak EGY fő célja van. Érintőlegesen bele lehet venni kevésbé relevánsabb témákat is, azonban ez megoszthatja a figyelmet és a meeting csúnyán elhúzódhat.

Vegyük például, hogy az a fő cél, hogy a cég éves marketing budget-jét fogadja el az ügyvezető. Ilyenkor a marketing osztály vezetőjére, a pénzügyis kollégára és a termékmenedzserre van szükség.

  • Marketinges: érvel a budget mellett.
  • Pénzügyis: van-e rá keret?
  • Termékmenedzser: ha a marketinges tevékenység eléri a kívánt eredményt, akkor van-e elég kapacitás a megnövekedett ügyféligény kezelésésre?
  • Ügyvezető: ámen vagy vétó.

A példából látszik, hogy kihagytam többek között a fejlesztőket, akire akkor lenne szükség, ha a megnövekedett ügyféligényhez technológiai megoldásra lenne szükséges.

Ezt a példa meetinget nem segítené, ha kitérnénk egyéb, nem, vagy nem egészen releváns témákra. Például, hogy szeretnénk, ha a weboldalon a CTA gomb máshol helyezkedjen el… – Ez is fontos lehet, de nem segíti a fő output elérését.

Meeting memo

A memo-t csak a célkitűzés lépés után írd meg! Gyűjtsd össze, hogy mik azok a pontok, amiket feltétlenül át kell beszélnetek! Fontos, hogy próbáld a pontok számát öt alá szorítai. Ha túl sok témán kell végigmennetek, fárasztó és nem megfelelő hatékonyságú lehet a találkozó, hiszen az első óra után jellemzően elveszik a fókusz, lassulnak a reakciók.

A memopontokhoz érdemes bejelölni azt a személyt is, akihez az adott téma tartozik, így időt biztosítasz a felelősöknek, hogy ők is fel tudjanak készülni a találkozóra.

A memo legyen rövid és célratörő. Ne barokkos körmondatokban fogalmazd meg, hanem németes egyszerűséggel és hatékonysággal.

Megbeszélés időtartama

A memo alapján határozd meg, hogy meddig tervezed a meetinget tartani! Könnyű elkalandozni, belebonyolódni más, kevésbé releváns témákba. De ha tudjuk, hogy van egy deadline, amit az egész csapatnak tartani kell, nagyobb eséllyel maradsz a keretek között. Ha készítesz eseményt vagy emlékeztetőt a talákozóról, akkor a kezdő időpont mellett szerepeljen a megbeszlélés tervezett vége is.

Meeting kordinátor

A találkozó előtt jelöljétek ki azt a személyt, aki felelős lesz azért, hogy a memo-ban szereplő összes fontos pont át legyen beszélve, a kitűzött fő célt elérje a csapat, mindenki kapjon szót, és a résztvevők ne vágjanak egymás szavába! Kijelölt vezető nélkül is jellemzően mindig van egy hangosabb önjelölt kolléga, aki magához ragadja a meeting fölötti hatalmat, azonban ez negatív kisebbségi érzést válthat ki a többiekből. Beszéljétek meg előre, hogy kinek a feladata aznap a meeting vezetés, hogy elkerüljétek az esetleges vitákat!

Ti milyen praktikákat alkamaztok az eredményes munkahelyi találkozók eléréséért? Írjátok meg kommetben!

 

október 25th, 2018 Kecskés D. Ágnes
About Agnes
Küldheted
Ugyfeleim
Kategóriák
Facebook
Instagram